Suis-je capable d’externaliser mon projet IT ?

En tant que Directeur de Projets à Pentalog, gérant actuellement plus de 8 projets IT, je suis souvent amené à aider nos clients lors de leur premier projet d’externalisation… La question de l’externalisation se pose régulièrement lorsqu’on souhaite démarrer un nouveau projet IT ou le passer en maintenance. En dehors des questions de coûts et d’autres problématiques stratégiques de l’entreprise sur lesquels je ne m’attarderai pas, une des questions que vous pouvez vous poser est de savoir si vous serez capables et si vous aurez l’organisation nécessaire pour gérer le prestataire et le projet à distance (que ce soit en France ou à l’étranger).

Selon moi, pour qu’un projet d’externalisation soit un succès, il faut avant tout être en mesure de respecter les 4 points suivants :

1. Définir les objectifs majeurs de votre projet
En fonction des types de projet, de votre métier et des contraintes liées à vos clients, il est nécessaire de connaître et de faire savoir à votre futur prestataire si c’est la réactivité, l’innovation, la régularité… qui a le plus d’importance. En effet, de cela dépendra l’organisation à mettre en place et les profils à faire intervenir sur votre projet.

2. Avoir une personne responsable du dossier
Bien entendu, plusieurs personnes peuvent intervenir de votre côté, notamment sur les gros projets (responsable technique, consultants fonctionnels…). Mais il est nécessaire de désigner une et une seule personne qui prendra la décision finale en cas de désaccord interne. La non prise de décision claire sur certains points apporterait de la confusion sur le projet et, par conséquent, un manque d’efficacité.

3. Faire un suivi régulier du prestataire IT

Le suivi du prestataire IT doit être fait de façon systématique et approfondie afin de pouvoir donner un retour sur le travail effectué (que ce soit positif ou négatif). L’équipe de développement a toujours besoin de retours pour corriger les éventuelles erreurs ou capitaliser et renforcer les points positifs. Ce suivi passe entre autres par une participation régulière aux réunions de suivi et au comité de pilotage. Dans tous les cas, il ne fait jamais hésiter à faire part de ses inquiétudes ou mécontentement dès que quelque chose ne se passe pas comme vous le souhaitez. C’est sur des bases saines qu’un projet se construit. La charge estimée de votre côté est variable en fonction de la taille du projet et de la mission confiée au prestataire, mais cela nécessite au minimum 2 à 3 jours par mois (pour le suivi et la transmission d’informations).

4. Avoir une longueur d’avance

Excepté dans les projets IT de maintenance corrective pure, il est nécessaire que vous ayez une longueur d’avance (d’au minimum 2 semaines) sur la direction à donner au projet. En effet, afin de garder l’équipe et le projet IT dans le rythme, et ainsi gagner en efficacité, il faut être en mesure de toujours donner de nouvelles échéances et objectifs au projet.

Bien sûr, une fois le projet lancé, il y a d’autres éléments à discuter : l’organisation la mieux adaptée, les moyens de communication, l’infrastructure à mettre en place… mais je reviendrais sur tout ça prochainement.